Onnistunut videokokous

Tämä kirjoitus on suunnattu videokokousten käytön aloittelijoille.

Onnistunut videokokous, verkkokokous, etäkokous – miten sitä nyt kutsutaankin – tarjoaa monipuolisia digitaalisia työkaluja sekä säästää aikaa ja luonnonvaroja.

Videokokoukseen voi käyttää lukuisia eri sovelluksia kuten Adobe Connect, Facebook Messenger, Facetime, Google Duo, Google Meet, Google Hangouts, Jitsi Meet, Skype, Snapchat, Teams, Webex ja Zoom. Ne eroavat toisistaan esimerkiksi työkalujen ja osallistujamäärien puolesta, elävät ja muuttuvat koko ajan.

Omaa kokousta voi miettiä eri osallistujaroolien sekä sisällön ja tekniikan puolesta. Parhaaseen prosessiin pääsee kun tuntee kokouksen substanssin ohella tieto- ja viestintätekniikan yleisperiaatteita, käytetyn sovelluksen ominaisuuksia, eri symbolijärjestelmiä sekä sopivsti ryhmädynamiikkaa ja kognitiivista psykologiaa.

1. Ennen kokousta hyvissä ajoin

Puheenjohtaja
– Varaa itsellesi kokousta varten pöytäkone ja iso näyttö tai pari.
– Valitse tarkoituksenmukainen tekninen sovellus, johon kaikilla osallistujilla on sujuva pääsy. Testaa tekniikan toimivuus. Mieti mitä sovelluksen ominaisuuksia käytät juuri tässä kokouksessa. Pyydä tarvittaessa apua.
– Ilmoita osallistujille käytettävä sovellus ohjeineen. Sovi tarvittaessa testauksesta omana istuntonaan.
– Ilmoita osallistujille kokouksen alkamisaika ja teknisen toimivuuden testausaika, esimerkiksi 15–30 minuuttia ennen varsinaista kokousta.
– Anna kokouksen tekniikkavastaavan puhelinnumero, johon voi soittaa ongelmista kokouksen aikana.
– Laita kaikki kokousmateriaali ajoissa ja hyvin valmisteltuna osallistujien saataville.
– Kokouksen painoarvosta riippuen varaa kokoukseen tekninen assistentti, joka auttaa tekniikassa, hoitaa puheenvuoropyyntöjä, mikrofoneja, kameroita, näkymiä ja tsättiä. Näin voit itse keskittyä asiasisältöön.
– Tiedosta kokouksen teknisen pomon mahdollisuudet säädellä puheenvuoroja, kuuluvuutta ja näkyvyyttä; viime kädessä ilmapiiriä ja demokratian astetta. Asemoi itsesi kokouksen henkilöhierarkiaan.
– Mieti kokouksen tavoitteet ja kulku etukäteen sekä asian että viestintätekniikan kannalta. Missä puhut itse, missä osallistujat, tekninen assistentti? Milloin jaat materiaaleja, millaisia näkymiä käytetään?
– Tee kokoukselle aikataulu niin että asiat ehditään kohtuullisesti käsitellä. Käytä tarkoituksenmukaisesti sovelluksen ominaisuuksia, joiden avulla voit luoda läsnäolon ja yhteisöllisyyden tunnetta.
– Muista kokouksen nauhoitusmahdollisuus.
– Mieti etukäteen missä muodossa pyydät palautetta, valmista mahdollinen materiaali.

Tekninen assistentti
– Perehdy sovelluksen eri versioihin. Kaupalliset versiot sisältävät ominaisuuksia, joita ilmaisissa kevytversioissa ei ole. Vaikka itse käyttäisitkin (työnantajasi) kaupallista versiota, ei kaikilla osallistujilla sellaista välttämättä ole. Lisäksi omalle koneelle ladattu ohjelma sisältää eri ominaisuuksia kuin selainpohjaisesti käytettävä versio.
– Perehdy sovelluksen ulkonäköön ja ominaisuuksiin eri laitteilla. Hallintapainikkeet voivat olla erilaisia pöytäkoneen isolla näytöllä, tabletilla ja puhelimella sekä eri käyttöjärjestelmissä. Tarvittaessa ota selvää millaisilla laitteilla ja ohjelmaversioilla kokoukseen osallistutaan.

Osallistuja
– Tutustu sovellukseen ja testaa sen toimivuus. Selainpohjainen on kepeä käyttää, koneelle ladatulla saat enemmän ominaisuuksia ulottuvillesi. Käytä jos mahdollista pöytäkonetta puhelimen sijaan, sillä pieneltä näytöltä on hankalaa toimia.
– Tutustu kokousmateriaaleihin, mieti itsellesi tärkeät kohdat, valmistele mahdolliset omat dokumentit sopivaan formaattiin ja varaa kokoukseen koneellesi avattuina.

Puheenjohtaja, osallistuja ja tekninen assistentti
– Mieti istumapaikkasi videokokouksessa sellaiseksi, että kasvoille lankeaa luonnonvalo. Jos sijoitat kameran kasvoihisi nähden alaviistoon katsot muita osallistujia lintuperspektiivistä, ylhäältä alaspäin. Testaa kuvanäkymää. Mitä viestit sillä?

2. Kokouksen alussa

Tekninen assistentti / puheenjohtaja
– Hyväksy osallistujat sisään kokoukseen.
– Esittele sovelluksen tekniset ominaisuudet, esimerkiksi puheenvuoron pyyntö, materiaalien jako, mikrofonin avaaminen ja sulkeminen, tsätin käyttö.
– Testaa kaikkien osallistujien äänen kuuluvuus. Äänen pitää kuulua molempiin suuntiin.
– Käynnistä nauhoitus jos näin on sovittu.

Puheenjohtaja
– Avaa kokouksessa tarvittava materiaali valmiiksi omalle koneellesi.
– Kokouksen luonteesta riippuen huomioi kukin osallistuja hänen saapuessaan.

Osallistuja
– Pidä kokousmateriaalit ja avoimina edessäsi eri ikkunoissa, tarvittaessa tulostattuina.

3. Kokouksen aikana

Puheenjohtaja
– Pidä huolta aikataulussa pysymisestä.
– Huolehdi siitä, että kukin asia käsitellään kerralla valmiiksi, niin ettei siihen tarvitse enää palata.
– Tee selkeät yhteenvedot puheenvuoroista ja päätökset.
– Käytä eri symbolijärjestelmiä tarkoituksenmukaisesti: ääntä, tekstiä, numeroita, kuvioita.
– Vedä hiljaisia osallistujia mukaan yhteisöön kysymällä heidän mielipidettään.
– Rakenna etäläsnäoloa: yhteisiä materiaaleja, yhteistyöstämistä, yhteisiä tuotoksia, toisten tekemisiin reflektointia.
– Lopuksi totea missä muodossa, millä välineillä ja milloin yhteistyö jatkuu.
– Kommentoi kokouksen sujuvuutta ja sitä edistäneitä henkilöitä sopivalla tavalla.
– Lopeta kokous selvästi sisällön puolesta.

Tekninen assistentti / puheenjohtaja
– Seuraa puheenvuoropyyntöjä, seuraa tsättiä, mikrofoneja, kameroita, näkymiä ja osallistujien liittymistä kokoukseen ja erkanemista siitä, hoida ohjeistus puheella tai henkilökohtaisella tsätillä.
– Varmista ettei osallistujien hiljaisuus johdu teknisistä ongelmista tai epävarmuudesta sovelluksen käytössä.
– Kokouksen lopussa anna selkeät tekniset lopetusohjeet.

Osallistuja
– Käytä napakoita puheenvuoroja. Tehosta jakamalla tekstiä, kuvia tai numeroita.
– Jos olet epävarma, kysy tekniseltä assistentilta tai puheenjohtajalta apua joko suullisesti tai henkilökohtaisessa tsätissä.

4. Kokouksen  jälkeen

Puheenjohtaja, osallistuja, tekninen assistentti
– Käy kehityskeskustelua itsesi kanssa ja tee kriittinen itsearvio: mikä onnistui, mitä parannettavaa, miten ensi kerralla?
– Yhteisön hengen mukaisesti: anna ja pyydä rakentavaa palautetta.
– Käytä jatkuvasti erilaisia videokokousjärjestelmiä, suhtaudu niiden muuttuvuuteen ja epävarmuuteen rennosti, iloitse tekniikan suomista mahdollisuuksista.
– Hakeudu koulutukseen ja yhteisöihin, joissa videoyhteydet ovat luonteva viestintämuoto.

Kirjoitus perustuu pitkäaikaiseen tieto- ja viestintätekniikan sovellusten käyttöön, opetukseen ja tutkimukseen Helsingin yliopistossa, näkökulmana kasvatustiede. Toimintaympäristönä ovat myös erilaiset ammatti- ja harrastusyhteisöt kansainvälisine verkostoineen.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s